huishoudelijk reglement

LEDEN, KANDIDAAT-LEDEN EN ASPIRANT-LEDEN

Artikel 1.
De vereniging bestaat uit leden, al dan niet huurders van een tuin;
Kandidaat-leden kunnen zich als zodanig aanmelden bij het bestuur met het verzoek lid te mogen worden op het moment dat voor het kandidaat-lid een tuin beschikbaar komt.

Artikel 2.
Zij, die lid wensen te worden van de vereniging, melden zich schriftelijk of via e-mail aan bij het secretariaat.
Van (kandidaat)-leden, voor wie nog geen tuin beschikbaar is, wordt een wachtlijst aangelegd, in volgorde van aanmelding.

Artikel 3.
Kandidaat-leden, die toetreden als lid, worden toegelaten als aspirant-lid en zijn verplicht op het moment van toetreding de contributie voor het lopende jaar te voldoen, binnen de daarvoor in art. 21 gestelde termijn.
Na toelating wordt een proeftijd in acht genomen van een jaar. Binnen deze proeftijd kan het bestuur van de tuinvereniging zonder tussenkomst van de ledenvergadering het lidmaatschap van het lid beëindigen als naar haar oordeel het lid verzuimt de tuin in goede staat van onderhoud te houden en/of het lid in strijd handelt met de statuten, het huishoudelijk reglement en/of de bouwvoorschriften. Het lid is over de proeftijd te allen tijde de overeengekomen contributie aan de vereniging verschuldigd.

Artikel 4.
Leden met of zonder tuin hebben toegang tot de tuincomplexen en recht tot bijwoning van de bijeenkomsten in verenigingsverband.

Artikel 5.
Lid met tuin is hij/zij, aan wie een tuin in huur is toegewezen, welke door hem/haar is geaccepteerd en waarvoor hij/zij binnen de daarvoor gestelde tijd de door het bestuur vastgestelde huursom heeft betaald.

BESTUUR
Artikel 6.
De bestuursleden hebben een functie voor de tijd van drie achtereenvolgende jaren. Het eerste jaar na het inwerkingtreden van dit reglement treden af de penningmeester en een van de twee algemene leden.
Het tweede jaar: de secretaris en het tweede algemene lid.
Het derde jaar: de voorzitter
Aftredende bestuursleden zijn terstond herkiesbaar.

Artikel 7.
Slechts leden, die zich bereid verklaard hebben, bij eventuele verkiezingen een bestuursfunctie te zullen aanvaarden, kunnen kandidaat gesteld worden.
Zij dienen tenminste één jaar lid van de vereniging te zijn.
Vereniging Milieuvriendelijk Tuinieren 2015 Pagina 2

Artikel 8.
Kandidaatstelling der bestuursleden geschiedt schriftelijk aan het secretariaat tot uiterlijk een uur voor de aanvang van de ledenvergadering.
Zijn bij aanvang van de vergadering geen schriftelijke kandidaatstellingen ontvangen, dan kunnen, staande de vergadering, alsnog mondeling kandidaten worden aangemeld.
Eén en ander met inachtneming van het bepaalde in artikel 7

Artikel 9.
Het dagelijks bestuur is belast met de voorbereiding en uitvoering van de besluiten van het bestuur en de ledenvergadering. Indien omstandigheden het dagelijks bestuur noodzaken de besluiten van het bestuur of de ledenvergadering niet uit te voeren of de uitvoering van die besluiten op te schorten, dan doet het daarvan mededeling aan het bestuur, casu quo de ledenvergadering.
Het dagelijks bestuur is bevoegd, in gevallen waarin het bestuur niet tijdig voor het nemen van een besluit bijeengeroepen kan worden, handelend op te treden.
Het geeft daarvan in de eerstvolgende bestuursvergadering kennis aan het bestuur.

Artikel 10.
Ieder bestuurslid dat zijn verplichtingen niet nakomt of handelt in strijd met hetgeen in de statuten of dit reglement is bepaald, kan door het bestuur in zijn functie worden geschorst tot de eerstvolgende ledenvergadering.
In afwachting van die vergadering is het bestuur bevoegd alle maatregelen te nemen, die zij door de ontstane situatie noodzakelijk acht.
Bestuursleden, die zijn geschorst of afgetreden, zijn verplicht, binnen een door het bestuur te bepalen tijd, de in hun bezit zijnde boeken, bescheiden en andere eigendommen van de vereniging aan het bestuur af te dragen.

Artikel 11.
Aan het bestuur is het beheer der vereniging opgedragen.
Het ziet toe op het onderhoud en de instandhouding van de bezittingen der vereniging en bevordert naar vermogen de uitbreiding van de toepassingsmogelijkheden der doelstellingen van de vereniging.
Het bestuur is verantwoording verschuldigd aan de ledenvergadering.

Artikel 12.
De voorzitter leidt alle vergaderingen van leden, bestuur en dagelijks bestuur. Bij ontstentenis van de voorzitter neemt de tweede voorzitter deze taak waar.
Ledenvergaderingen belegt hij, in overleg met het bestuur, zo vaak hij dit nodig acht, of indien hij daartoe verplicht wordt ingevolge de statuten.
Hij handhaaft de orde in de vergaderingen, onder andere door één spreker tegelijk aan het woord te laten.

Artikel 13.
De secretaris voert alle verenigingscorrespondentie, waarvan hij afschriften houdt in het verenigingsarchief.
Van alle ingekomen en uitgaande stukken geeft hij kennis aan het bestuur. Belangrijke stukken dienen door de voorzitter mede te worden ondertekend, terwijl stukken, met betrekking tot de financiële aangelegenheden mede door de penningmeester van diens handtekening of paraaf worden voorzien.
Jaarlijks brengt hij verslag uit over de activiteiten van het afgelopen jaar.
Vereniging Milieuvriendelijk Tuinieren 2015 Pagina 3

Artikel 14.
De penningmeester is belast met het beheer van de geldelijke eigendommen van de vereniging en houdt boek van alle inkomsten en uitgaven der vereniging. Ontvangst- en uitgaveposten dienen alle door de daarop betrekking hebbende bescheiden en rekeningen gedekt te zijn.
Hij verleent tenminste eenmaal per jaar aan de kascontrolecommissie toegang tot de door hem gevoerde verenigingsboekhouding.
Jaarlijks brengt hij schriftelijk financieel verslag uit over het afgelopen verenigingsjaar en dient een ontwerpbegroting over het komende jaar in. Décharge voor het afgesloten boekjaar wordt hem verleend door de kascontrolecommissie en de ledenvergadering voor zover deze hiertoe voldoende aanleiding vinden en de gevoerde administratie goedkeuren.

VERGADERINGEN
Artikel 15.
a. Bestuursvergaderingen worden door de voorzitter uitgeschreven met een frequentie van tenminste één maal per twee maanden en verder zoveel malen meer als hij noodzakelijk of gewenst acht.
b. Algemene ledenvergaderingen worden minstens één maal per jaar gehouden en wel in ieder geval binnen zes maanden na de aanvang van het verenigingsjaar.
c. De agenda voor de eerste ledenvergadering in het nieuwe verenigingsjaar kent als verplichte punten:
1. Opening door de voorzitter,
2. Vaststellen van de notulen van de vorige ledenvergadering,
3. Vermelding van ingekomen stukken,
4. Jaarverslag van de secretaris, en voorlegging ter goedkeuring van dit verslag aan de ledenvergadering,
5. Verslag van de kascontrolecommissie,
6. Jaarverslag van de penningmeester, en voorlegging ter goedkeuring van dit verslag aan de ledenvergadering,
7. Indiening van de ontwerpbegroting voor het lopend verenigingsjaar, en bespreking daarvan door de ledenvergadering,
8. Verkiezing bestuursleden,
9. Verkiezing leden kascontrolecommissie,
10. Behandeling van eventueel ingediende voorstellen,
11. Rondvraag,
12. Sluiting door de voorzitter.

Artikel 16.
Verslagen van secretaris en penningmeester worden minstens zes dagen voor de aanvang van de
ledenvergadering aan de leden uitgereikt casu quo toegezonden. Leden hebben het recht, onderwerpen en voorstellen aan de agenda toe te voegen, waarvan het schriftelijk verzoek, voorzien van de nodige toelichting, tenminste drie dagen voor de te houden vergadering bij het bestuur moet zijn ingekomen.

Artikel 17.
Ieder ter vergadering komend stemgerechtigd lid tekent de presentielijst.

Artikel 18.
In de vergadering voert geen lid het woord, dan nadat de voorzitter het hem heeft verleend.
De voorzitter verleent het woord in de volgorde waarin het is gevraagd.
Van die volgorde wordt alleen afgeweken, indien een lid het woord vraagt om een motie aan de orde te stellen betreffende het ter behandeling zijnde voorstel of onderwerp, dan wel over de vaststelling van een vraagpunt.
Het lid, waaraan het woord is verleend, is verplicht, zich aan het onderwerp van de beraadslaging te houden.
Wijkt het daarvan af, dan zal de voorzitter het tot de orde roepen. Wijkt de spreker ten tweede male van het onderwerp af, dan kan de voorzitter het lid het woord ontnemen.

Artikel 19.
Maakt een lid zich bij herhaling schuldig aan verstoring van de orde in een vergadering, dan kan de ledenvergadering op voorstel van de voorzitter besluiten, hem de verdere aanwezigheid in die vergadering te ontzeggen.

Artikel 20.
In vergaderingen waar de verkiezing van meer dan één persoon aan de orde is, wijst de voorzitter drie leden, geen bestuursleden zijnde, aan, die gezamenlijk als stembureau fungeren, de stembriefjes openen, de stemmen tellen, waarna een van hen de uitslag bekend maakt.
Na afloop van de verkiezing worden de stembriefjes vernietigd.

FINANCIËLE VERPLICHTINGEN VAN DE LEDEN
Artikel 21.
De financiële verplichtingen van de leden ten aanzien van de vereniging dienen per jaar te worden voldaan op één der door het bestuur aangegeven wijzen.
De betaling dient te geschieden binnen 6 weken na factuurdatum.
Na deze 6 weken volgt er binnen een week een betalingsherinnering via mail of brief zonder herinneringskosten.
Na 8 weken volgt er een betalingsherinnering met herinneringskosten via brief.
Voor leden die later in het jaar instappen gelden dezelfde betalingstermijnen als hierboven omschreven.
Bij in gebreke blijven treedt ( tenzij anders overeengekomen met de penningmeester ) artikel 22 in werking

Artikel 22.
Het niet nakomen van de in artikel 21 bedoelde verplichtingen houdt automatisch in dat het aldus in gebreke blijvend lid zijn lidmaatschap van de vereniging verliest, aangezien de in artikel 21 bedoelde waarschuwing geacht wordt een (voorwaardelijke) opzegging door het bestuur te zijn als bedoeld in artikel 3-1-c der statuten, en daarmee het recht, de ledenvergaderingen bij te wonen en de door de vereniging gepachte of in eigendom verworven tuincomplexen te betreden.
Het aldus uitgetreden lid krijgt tot twee weken na het verstrijken van de betalingstermijn gelegenheid, persoonlijke eigendommen van het voorheen door hem gehuurde terrein te verwijderen, waarna niet verwijderde bezittingen aan de vereniging vervallen.

VERHURING VAN GRONDEN.
Artikel 23.
Bij de vereniging in beheer zijnde gronden worden verhuurd in percelen, die elk afzonderlijk zijn genummerd en in oppervlakte variëren van vijftig tot tweehonderd vierkante meter
Per persoon kan maximaal vierhonderd vierkante meter worden gehuurd. Per gezin kan maximaal zeshonderd vierkante meter worden gehuurd.
De huur van een perceel wordt aangegaan voor de duur van een heel kalenderjaar
Bij nakoming van de financiële verplichtingen aan de vereniging wordt de huur automatisch van jaar tot jaar verlengd .
Opzegging van de huur door het lid moet minstens twee maanden voor de beëindiging van de huurtermijn schriftelijk of per e-mail aan het secretariaat geschieden. Na het beëindigen van de huurovereenkomst treedt het ten aanzien van de eigendommen van het uittredende lid in artikel 22 gestelde in werking.
Overdracht van de eventueel aanwezige beplantingen en opstallen aan de nieuwe huurder kan in onderling overleg geregeld worden, waarbij het bestuur bereid is medewerking te verlenen. Overigens dient de tuin ontdaan te zijn van alle afval en restmateriaal dat een volgende huurder in zijn tuingenot kan hinderen.
Onderhandse overdracht van gehuurde percelen is zonder toestemming van het bestuur verboden.

ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 24.
Het is de leden verboden, langs chemische weg vervaardigde niet-natuurlijke meststoffen en bestrijdingsmiddelen in voorraad te hebben of aan te wenden op de door de vereniging gepachte gronden (zie artikel een van de statuten), zich buiten de voor gezamenlijk gebruik bestemde paden en buiten de door het lid gehuurde percelen te bevinden.
De leden zijn verplicht, daar waar zulks door het bestuur wenselijk of noodzakelijk geacht wordt, greppels of afwateringen te graven en in stand te houden, de langs de percelen voerende paden vrij van afval en hinderlijke begroeiing te houden en de aan de percelen grenzende houtwallen in stand te houden.
De leden hebben over de door hen gehuurde percelen de vrije beschikking, rekening houdend met de door de wet of gemeentelijke verordeningen geldende beperkingen ten aanzien van land- en tuinbouw en bescherming van dieren. Het bouwen van opstallen is toegestaan na overleg met het bestuur over de plaats en mits de bebouwing niet meer zal bedragen dan 10% van het perceel. Voor zover de opstallen gebruikt worden voor het houden van dieren, dient hierbij geen sprake te zijn van het veroorzaken van overlast aan medetuinders door stank, lawaai of onbetamelijk gedrag.
De leden zijn verplicht, binnen de grenzen van redelijkheid, en zulks ter beoordeling van het bestuur, de gehuurde percelen goed te onderhouden.
Verwaarlozing van het gehuurde is hinderlijk en schadelijk voor naastgelegen tuinen die wel goed onderhouden zijn en derhalve als zodanig verwerpelijk.
Een lid dat zijn/haar tuin verwaarloost, zonder dat van overmacht sprake is, kan aan de algemene ledenvergadering voor opzegging van het lidmaatschap worden voorgedragen. In afwachting van de door die vergadering te nemen beslissing is het bestuur gemachtigd die maatregelen te nemen, welke het noodzakelijk acht. In overmachtsituaties kan in overleg met het bestuur of haar vertegenwoordigers in beperkte mate dispensatie worden verleend.
Plaatsing van afscheidingen en hoge begroeiingen, daar waar die hinder en bezwaar opleveren voor andere leden, kan niet worden toegestaan en is derhalve verboden.
De door het bestuur vastgestelde begrenzingen van de tuinen mogen niet worden gewijzigd, eigendommen van de vereniging, alsmede die van medeleden, mogen niet worden beschadigd, vernietigd, of verontreinigd.
Het houden van kippen of ander pluimvee op de tuin is toegestaan, waarbij het maximum aantal te houden stuks is vastgesteld op 6.
Ieder lid is verplicht minimaal twee keer per jaar deel te nemen aan een werk ochtend/avond.
Dit ten behoeve van het algemeen onderhoud van het complex. Dispensatie zal alleen bij hoge uitzondering worden verleend.
Dit ter beoordeling van het bestuur.

KLACHTENCOMMISSIE
Artikel 25.
De klachtencommissie bestaat uit drie personen, geen lid zijnde van de vereniging, elk voor drie jaar gekozen. Deze commissie is bedoeld voor situaties waarin leden vinden dat ze door het bestuur ernstig tekort gedaan worden. Dat betekent niet dat iedere vraag en ieder misverstand nu door de klachtencommissie behandeld wordt. Dat gebeurt alleen als er sprake is van een langlopend probleem dat heeft geleid tot een patstelling tussen het verenigingslid (of leden) en het bestuur.
De uitspraak van de klachtencommissie is bindend.

ONTZETTING VAN HET LIDMAATSCHAP
Artikel 26.
Leden die hun tuin verwaarlozen, zich ernstig misdragen, de vereniging benadelen, statuten, reglement of wettig genomen besluiten overtreden, anderen zonder noodzaak hinderen, de goede orde verstoren of dreigen te verstoren, dan wel op enigerlei gebied het algemeen belang van de amateurtuin en in het bijzonder dat van de “Vereniging Milieuvriendelijk Tuinieren” schaden, kunnen door het bestuur worden ontzet als lid.
Het geschorste en ontzette lid dat in beroep gaat heeft tot de uitspraak der ledenvergadering geen toegang tot de complexen, tenzij het bestuur anders beslist.
Besluit de ledenvergadering tot beëindiging van het lidmaatschap van het betrokken lid, dan bepaalt het bestuur het tijdstip, waarop de eigendommen van het desbetreffende lid van de tuin moeten zijn verwijderd.
Besluit de ledenvergadering het desbetreffende lid niet uit zijn lidmaatschap te ontzetten, dan vervalt de schorsing.
Blijft een van zijn lidmaatschap ontzet persoon in gebreke zijn eigendommen van de tuin te verwijderen binnen de door het bestuur gestelde tijd, dan vervallen deze aan de vereniging.

Artikel 27.
In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist voorlopig het bestuur, waarna de definitieve beslissing wordt genomen door de ledenvergadering.